Gestion du temps : Comment gérer les interruptions
Au bureau, les interruptions intempestives peuvent vous prendre du temps et de l’énergie et souvent beaucoup plus que vous ne pouvez l’imaginer. Cela vous retarde, ce retard vous stresse et vous culpabilise et au final vous vous sentez lésé et improductif.
Un manager se doit de rester disponible pour ses équipes de façon à les écouter, les guider et les accompagner quand un cas urgent se présente. Mais comment faire pour rester disponible sans que vos collègues ou vos subordonnées ne phagocytent votre temps ?
- Identifiez l’impact des interruptions : pendant 3/4 jours consécutifs notez les interruptions, l’heure à laquelle elles interviennent, le nom de la personne qui vous interrompt, la raison énoncée de l’interruption, sa pertinence, son degré d’urgence et sa cohérence avec votre rôle dans l’entreprise. Notez. Ne faites pas un effort de mémoire, mais tenez un journal des interruptions.
- Analysez ensuite le contenu de votre reporting: les interruptions non valides doivent systématiquement être neutralisées. Elles mettent en danger votre efficacité et votre productivité. Organisez et communiquez fermement sur la façon dont ce type d’interruption devra être géré ( délégation, procédure etc..)
- Les interruptions valides doivent bénéficier d’un espace temps dans votre agenda ;si vous vous apercevez que le temps moyen que vous leur consacrez est de 2 heures par jour, tenez en compte dans votre agenda.
- Votre boîte vocale est votre alliée pour peu que vous n’en n’abusiez. Si vos délais sont serrés et que vous avez besoin de toute votre concentration pour travailler, filtrez vos appels, ou laisser votre assistante gérer la transmission des urgences. Par contre, prévoyez bien un temps consacré au rappel sur votre agenda.
- Ne subissez pas la pression. Certaines personnes vous interrompent et hurlent au loup plus souvent que nécessaire. Prenez votre temps et évaluez réellement l’urgence selon vos propres critères et non pas sous la pression.
- Dites « Non ». En toute simplicité. « Ecoute Bernard, je comprends bien ta préoccupation. Mais je dois finir ce projet maintenant et cela ne peut plus attendre. On en parle dans 3 heures si tu le veux bien»
- Communiquez sur votre disponibilité. Vous avez toujours la porte de votre bureau ouverte ? Fermez la pendant 2 heures tous les jours à heures fixes.
- Les mises au point. En faisant un point régulier avec les membres de vos équipes, dans leur bureau ou dans une salle de réunion vous anticipez sur la liste de choses à discuter de façon formelle et hors de votre bureau.
- Les impondérables. Traitez-les. Accordez cependant à votre interlocuteur 5 minutes pour en faire le tour et proposer des solutions dans l’immédiat ou alors fixez- vous un rendez-vous pour approfondir et traiter le problème .
Via Mindtools
CoachingLeader
CONTRIBUTION
Chaque jour, fatigue, téléphone, collègues et autres éléments
perturbateurs malmènent votre concentration. Comment résister
aux interférences et développer sa capacité à se concentrer ?
Se fixer des objectifs atteignables, puis les élever.
– Il est possible d’augmenter graduellement ses capacités de
concentration. "Si elle est difficile à maintenir sur toute la durée
d’une tâche, on commencera par définir plusieurs sous-étapes,
correspondant à une durée de concentration réalisable". On
allongera ensuite peu à peu ces périodes d’attention soutenue. "Et
lorsque la fatigue se fait sentir, on fait une courte pause." Il est
également envisageable d’alterner des travaux qui demandent une
grande concentration avec des tâches plus faciles.
– Ne pas se laisser distraire par ses émotions
Alors que l’on travaille tranquillement, surgit une pensée
distrayante : comment sera perçue telle ou telle décision ? Que
vais-je offrir au petit pour son anniversaire ? Or le cerveau donne
priorité aux émotions, qu’elles soient positives ou négatives. Notre
mémoire à court terme ne pouvant contenir qu’une quantité
d’information limitée, elle est rapidement saturée par diverses
émotions, qui nous empêchent de nous focaliser. Il faut donc les
sortir de notre mémoire à court terme, par exemple en les notant
dans un coin et en fixant le moment où l’on y reviendra. Le
cerveau, rassuré, peut retourner à son occupation initiale.
– Aménager son environnement de travail
Pour mettre toutes les chances de son côté, le mieux est bien
entendu de parvenir à s’isoler physiquement pour travailler dans
un univers aussi calme que possible. Il faut éviter de se laisser
interférer par le téléphone, le mobile, le va-et-vient continu de ses
collaborateurs… Mais aussi veiller à ce que la pièce soit bien
éclairée, l’écran bien réglé et les lunettes bien sur son nez."
– Etre attentif à son alimentation et à son sommeil
Malgré tous ces conseils, le corps ne fera pas de miracles.
Evidemment, un déjeuner extrêmement riche nous conduira à une
phase de sieste. Si l’on est en hypoglycémie, une pause gourmande
aidera à se reprendre. Les fruits secs, pour leur part, sont des sucres
rapides que le cerveau peut mobiliser immédiatement. Sans oublier
tous les aliments qui, bons pour la mémoire, aident à travailler.
Enfin, la fatigue ayant un impact significatif sur son aptitude à se
concentrer, une bonne forme physique et un sommeil suffisant
conditionneront la pleine mobilisation de ces capacités.
Bien sûr, une meilleure gestion du temps passera aussi par l’identification
des "voleurs de temps". Les Voleurs de Temps sont partout et la plupart d’entre
nous les utilisons très fréquemment. Ils sont même devenus des objets de notre quotidien.
On peut citer par exemple :
- Les appels téléphoniques imprévus ou trop longs.
En effet, le téléphone portable doit être considéré comme une boîte
vocale, et rien de plus. Pour filtrer les appels du fixe, comptez sur
votre assistante, ou sur un collègue si c’est temporaire.
- Les visiteurs qui arrivent à l’improviste.
Ce qui dérange le plus, c’est la visite d’un collaborateur qui vient
avec un nouveau problème, et donc des tâches supplémentaires.
Pour éviter cet écueil, mettez en place des horaires de visite et
communiquez-les à vos collaborateurs, tout en restant accessible
en cas d’urgence. Bref, le manager ne doit pas avoir peur de
s’isoler pour traiter les dossiers délicats.
- La gestion des mails
- Le manque de planification de la journée.
- Le perfectionnisme et les détails excessifs.
- La difficulté à dire non.
- etc...
EXTRAIT DE MON DERNIER EBOOK :
"Astuces pour échapper aux voleurs de temps" que vous pouvez
télécharger ici :
http://url-ok.com/63732e
---------
Voir Aussi: http://plusdetemps.enrouteverslesommet.com
Rédigé par: Henri Joel | 28 mai 2008 at 00:23
CONTRIBUTION
Chaque jour, fatigue, téléphone, collègues et autres éléments
perturbateurs malmènent votre concentration. Comment résister
aux interférences et développer sa capacité à se concentrer ?
Se fixer des objectifs atteignables, puis les élever.
– Il est possible d’augmenter graduellement ses capacités de
concentration. "Si elle est difficile à maintenir sur toute la durée
d’une tâche, on commencera par définir plusieurs sous-étapes,
correspondant à une durée de concentration réalisable". On
allongera ensuite peu à peu ces périodes d’attention soutenue. "Et
lorsque la fatigue se fait sentir, on fait une courte pause." Il est
également envisageable d’alterner des travaux qui demandent une
grande concentration avec des tâches plus faciles.
– Ne pas se laisser distraire par ses émotions
Alors que l’on travaille tranquillement, surgit une pensée
distrayante : comment sera perçue telle ou telle décision ? Que
vais-je offrir au petit pour son anniversaire ? Or le cerveau donne
priorité aux émotions, qu’elles soient positives ou négatives. Notre
mémoire à court terme ne pouvant contenir qu’une quantité
d’information limitée, elle est rapidement saturée par diverses
émotions, qui nous empêchent de nous focaliser. Il faut donc les
sortir de notre mémoire à court terme, par exemple en les notant
dans un coin et en fixant le moment où l’on y reviendra. Le
cerveau, rassuré, peut retourner à son occupation initiale.
– Aménager son environnement de travail
Pour mettre toutes les chances de son côté, le mieux est bien
entendu de parvenir à s’isoler physiquement pour travailler dans
un univers aussi calme que possible. Il faut éviter de se laisser
interférer par le téléphone, le mobile, le va-et-vient continu de ses
collaborateurs… Mais aussi veiller à ce que la pièce soit bien
éclairée, l’écran bien réglé et les lunettes bien sur son nez."
– Etre attentif à son alimentation et à son sommeil
Malgré tous ces conseils, le corps ne fera pas de miracles.
Evidemment, un déjeuner extrêmement riche nous conduira à une
phase de sieste. Si l’on est en hypoglycémie, une pause gourmande
aidera à se reprendre. Les fruits secs, pour leur part, sont des sucres
rapides que le cerveau peut mobiliser immédiatement. Sans oublier
tous les aliments qui, bons pour la mémoire, aident à travailler.
Enfin, la fatigue ayant un impact significatif sur son aptitude à se
concentrer, une bonne forme physique et un sommeil suffisant
conditionneront la pleine mobilisation de ces capacités.
Bien sûr, une meilleure gestion du temps passera aussi par l’identification
des "voleurs de temps". Les Voleurs de Temps sont partout et la plupart d’entre
nous les utilisons très fréquemment. Ils sont même devenus des objets de notre quotidien.
On peut citer par exemple :
- Les appels téléphoniques imprévus ou trop longs.
En effet, le téléphone portable doit être considéré comme une boîte
vocale, et rien de plus. Pour filtrer les appels du fixe, comptez sur
votre assistante, ou sur un collègue si c’est temporaire.
- Les visiteurs qui arrivent à l’improviste.
Ce qui dérange le plus, c’est la visite d’un collaborateur qui vient
avec un nouveau problème, et donc des tâches supplémentaires.
Pour éviter cet écueil, mettez en place des horaires de visite et
communiquez-les à vos collaborateurs, tout en restant accessible
en cas d’urgence. Bref, le manager ne doit pas avoir peur de
s’isoler pour traiter les dossiers délicats.
- La gestion des mails
- Le manque de planification de la journée.
- Le perfectionnisme et les détails excessifs.
- La difficulté à dire non.
- etc...
EXTRAIT DE MON DERNIER EBOOK :
"Astuces pour échapper aux voleurs de temps" que vous pouvez
télécharger ici :
http://url-ok.com/63732e
---------
Voir Aussi: http://plusdetemps.enrouteverslesommet.com
Rédigé par: Henri Joel | 28 mai 2008 at 00:24